1. Hva regnes som avvik?
Avvik er hendelser eller forhold som viser at krav, rutiner eller mål ikke er oppfylt. For prosessvann, utslippsvann og slam kan det for eksempel være:
- måleresultat som viser overskridelse av en grenseverdi eller et vilkår
- uventet måleresultat som må undersøkes nærmere
- utslipp til grunn eller overvann utenom planlagt utslippspunkt
- høyt slamnivå i basseng over tid (redusert renseeffekt)
- feil på pH-måler, alarm eller registreringsutstyr
- manglende prøvetaking/analyser i henhold til måleprogram
- manglende registrering av driftsforhold eller andre opplysninger som er nødvendige for å vurdere prøven
- slam eller avfall som ikke håndteres i tråd med avtalte rutiner
Avvik kan oppdages i daglig drift, gjennom analyser, intern gjennomgang eller ved tilsyn. Målet er å lære av hendelsen og forebygge gjentakelse.
2. Er et uventet analyseresultat et avvik?
Et analyseresultat som overskrider en grenseverdi, er et avvik og skal følges opp. Et resultat som avviker fra virksomhetens normalnivå, men fortsatt ligger innenfor kravene, er ikke nødvendigvis et regelverksbrudd. Det kan likevel være et viktig signal om endringer i drift, utslipp eller renseeffekt.
Ved et uventet resultat bør virksomheten:
- kontrollere at prøven er tatt på riktig sted og etter avtalt metode
- kontrollere måleutstyr, analyseopplysninger og mulige feilkilder
- se resultatet i sammenheng med produksjon, rengjøring, vedlikehold, vær og andre registrerte driftsforhold
- vurdere om utslippet må stanses eller begrenses mens forholdet undersøkes
- ta en ny prøve når dette er nødvendig for å avklare situasjonen eller kontrollere et tiltak
3. Enkel arbeidsflyt for avvik og tiltak
En tydelig arbeidsflyt gjør det enklere å bruke avvikssystemet i praksis. Bruk gjerne denne som standard:
- Oppdag og registrer: noter hva som har skjedd, når, hvor, hvordan avviket ble oppdaget og hvem som oppdaget det.
- Sikre situasjonen: stans eller begrens utslippet når det er nødvendig, sikre området og varsle ansvarlig person internt.
- Vurder konsekvensen: hva er sluppet ut, hvor mye, hvor har det gått, og kan mennesker eller miljø være påvirket?
- Finn årsaken: undersøk teknisk svikt, rutinesvikt, feil bruk, endrede driftsforhold og andre mulige årsaker.
- Bestem tiltak: skill mellom strakstiltak som begrenser hendelsen, og varige tiltak som hindrer gjentakelse. Sett ansvar og frist.
- Kontroller effekten: bruk kontroll, måling eller ny prøve når det er nødvendig for å dokumentere at tiltaket virker.
- Lukk avviket: avviket lukkes først når tiltaket er gjennomført, effekten er vurdert og nødvendig dokumentasjon er lagret.
Ved større eller gjentakende avvik må virksomheten vurdere om rutiner, opplæring, måleprogram, vedlikehold eller tekniske løsninger skal endres.
4. Mal for registrering av avvik og tiltak
Tabellen kan brukes som avvikslogg alene, eller sammen med internkontrollskjemaet. Første rad viser et eksempel på hvordan en registrering kan se ut.
| Dato | Avvik / hendelse | Årsak / vurdering | Strakstiltak og varige tiltak | Frist | Ansvarlig | Effekt kontrollert / dato lukket |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 12.02.2026 | pH-verdi i utslippsvann målt til 10,8, over gjeldende grenseverdi | Prøvetakingspunkt og måler kontrollert. Lav vannstand i basseng og høy andel ferskt vaskevann vurdert som årsak. | Utslippet ble stanset. Vannstand og dosering ble korrigert. Rutinen for daglig kontroll ble oppdatert. | 13.02.2026 | Driftsleder | Ny måling innenfor kravet. Lukket 13.02.2026 |
Tips: Bruk gjerne «Åpen / Under arbeid / Klar for kontroll / Lukket» i siste kolonne når dere jobber digitalt.
5. Avvik, tilsyn og varsling
En oppdatert oversikt over avvik og tiltak gjør det enklere å forberede seg til tilsyn fra Statsforvalteren og andre myndigheter. Dette er nyttig å ha klart:
- kort oversikt over avvik siste år (prosessvann, utslippsvann og slam)
- status for åpne avvik og planlagte tiltak
- kobling mellom avvik og måleprogram/analyser og drift av resirkuleringsanlegget
- endringer i rutiner, tekniske løsninger eller rollefordeling som følge av avvik
Ikke alle interne avvik skal varsles til Statsforvalteren. Virksomheten må vurdere hva som følger av regelverket, eventuelle vilkår i en særskilt tillatelse og egne beredskapsrutiner.
Ved alvorlige, gjentakende eller uklare avvik kan det være riktig å kontakte Statsforvalteren for å avklare videre oppfølging. Hendelsen, vurderingene, kontakten med myndighetene og gjennomførte tiltak skal dokumenteres i internkontrollen.